所谓电子名片，是组委会为参展商和参观者特制的参展证，通常用磁卡或带条形码的材料制作。在签发该证前，组委会会要求参展商或参观者输入个人资料，包括公司名称、联络办法、本人职衔、公司性质和业务范围等，然后把这些资料存入卡中。同时，组委会会购置这类磁卡或条形码的读取设备供出租，参展商可以自由选择租用与否。参展商租用设备后，只需把设备连接到自己的电脑上就可以开始使用。买家需要把名片给参展商时，只需要把存有自己资料的入场证在读取设备上划过，所有资料就会在眨眼间被传输到参展商的电脑里。参展商还可以把双方谈话的要点记录在相应备注栏里，做到十分有条理地管理买家资料。
尽管这些设备比较昂贵，但可以由展会组委会统一购买、重复使用，参展商只需付出相应低的价格向组委会租用，十分实惠和方便。当这种方法广泛应用后，展览会甚至不用花人力来看守大门，可以像地下铁路入口那样管理而且可以准确的记录入场人数。
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